Hoe maak je de geschikte open call?

Stap 1: Omschrijf je kans 

Een goede open call maakt het voor een beeldend kunstenaar duidelijk of hij wil ingaan op die kans. De mogelijkheden zijn eindeloos en met een goede insteek verhoog je drastisch je kansen op een kunstenaar en kunstwerken die tegemoet komen aan je verwachtingen. 
 
Vaak gaat het over een van deze twee soorten kansen: een toonkans of een creatiekans. 

• Bij een toonkans kunnen kunstenaars met (bestaand) beeldend werk reageren op je oproep.  

• Bij een creatiekans vraag je kunstenaars een nieuw werk te creëren op jouw vraag. 

 
De meest voorkomende kansen: 

• Een wedstrijd 

• Een deelname aan een expo, project… 

• Een residentie 

• Maak een werk als award, trofee, geschenk, aandenken… 

• Maak een in situ werk: een werk dat gemaakt wordt voor een specifieke locatie 

Wat is geen open call?
Een opdracht toekennen via een wedstrijd kan een mooie kandidaat opleveren, maar voorzie een correcte vergoeding voor deelnemers die werk voor je leveren. Beloon het proces, niet het resultaat. Wees spaarzaam met de wedstrijdformule en hanteer heldere criteria om de opdracht te gunnen. 
Lees er alles over via Creative Fair Play.

Stap 2: Bepaal je doelgroep 

Met wie wil je aan de slag gaan? Wil je iedereen bereiken of bepaal je bvb. een leeftijdscategorie? Vraagt jouw open call om een specifieke techniek, een concreet thema of een bepaalde afmeting? Staat de oproep open voor alle beeldende kunstenaars of beperkt tot een regio? Zorg ervoor dat dit goed omschreven staat vooraleer je lanceert. Door al op voorhand af te bakenen, maak je het selectieproces ook makkelijker. Niet het aantal inzendingen doet ertoe, maar wel hoe die passen binnen je open call. 

Stap 3: Hoe overtuigen toekomstige winnaar(s) jou? 

Voor een creatiekans is het interessant om kunstenaars te vragen om met een online portfolio, een selectie werken, een voorstudie of een schets in te dienen. Vermijd dat kunstenaars nog voor ze geselecteerd zijn zware kosten maken. Wil je toch al zien hoe de kunstenaars met het voorstel aan de slag gaan? Dan kun je in verschillende rondes werken en/of een klein werkbudget voorstellen om een prototype te maken. 
Voor een toonkans is het dan weer interessant dat deelnemers zich één of meerdere werk(en) (al dan niet binnen een specifiek thema) kandidaat kunnen stellen.  
 
Zowel bij een creatie- als toonkans kan je ervoor kiezen om deelnemers te laten reageren met een motivatietekst. Hierin kunnen ze kort meegeven waarom ze in het thema geïnteresseerd zijn en/of waarom ze de geknipte persoon zijn voor jouw kans. Vaak kan een kort tekstje al verhelderend werken, of een verrassende indruk geven over een kunstenaar en zijn/haar werk.  
Hoe meer praktische info je vraagt bij de inzendingen, hoe makkelijker het wordt om de keuze te maken wanneer je bijvoorbeeld rekening moet houden met afmetingen.

Stap 4: Stel een haalbare timing op 

Wanneer wil je lanceren? Hoe lang krijgen kunstenaars de tijd om in te dienen en wanneer maak je de winnaars bekend? Het creëren van een kans vraagt tijd. Gun zowel jezelf als de kunstenaars die tijd. Krijg je het gevoel toch vertraging op de lopen doorheen het traject? Blijf dan correct communiceren naar je (potentiële) deelnemers toe.

Stap 5: Ga voor een correcte vergoeding 

Iedere opdracht is anders, en dat vraagt ook telkens om een faire prijs.  
Stel op voorhand de prijs vast. Dit hoeft niet altijd een geldprijs te zijn, maar kan ook gaan om de unieke toonkans of een feedbacktraject. Gaat het om een creatiekans? Geef dan ook een correct werkbudget mee dat in evenwicht staat met het werk dat geleverd moet worden. 
 
Als er kosten verbonden zijn aan de deelname (inschrijving, dossier, materiaal…), geef dit dan heel duidelijk en helder weer in de oproep. Zorg in alle geval dat er iets gelijkwaardigs tegenover de inzet van de kunstenaar staat. Want ook hier is Creative Fair Play key.

Stap 6: Kondig jouw kans aan op Beeld 

Welke info lever je ons aan? 

• Een sprekende titel (en eventueel verduidelijkende subtitel)  

• Een korte, krachtige inleiding die je open call samenvat (max. 3 zinnen) 

• Een uitgebreider tekstdocument met meer info over de open call.  
  Doorloop bovenstaande stappen, en zorg ervoor dat vragen als wie / wat / waar / wanneer / hoe verduidelijkt worden. 

• Minstens één afbeelding 
  Kies voor een afbeelding die in het oog springt. Kies hiervoor voor zo weinig mogelijk tekst, en laat een sprekend of sfeervol beeld het werk doen. 
  Voor een open call op Beeld vragen we bij voorkeur een vierkante afbeelding (1:1).  

• Optioneel: een wedstrijdreglement 
  Hierin kun je jouw organisatie toelichten, de insteek duidelijk maken en de timing nog concreet uit de doeken doen. Vaak is het handiger voor deelnemers om hiervoor terug te kunnen vallen op een document dat te downloaden is op de site, dan op een online pagina. 
  Lever het volledige wedstrijdreglement bij voorkeur aan in pdf. 

Stuur alle info over je open call naar ward@kunstwerkt.be. 

Stap 7: Kies je winnaar(s) 

De deadline is verstreken en je kreeg enkele geschikte inzendingen toegestuurd. Nu is het opnieuw aan jou!  
Als de insteek van jouw open call duidelijk was, dan kan je snel aan de slag. Heb je enkele favorieten in de aanbieding, maar heb je nog wat meer overtuigingskracht nodig? Dan kan je zeker in gesprek gaan met de geselecteerden en eventueel een tweede selectieronde inlassen. Zorg dan wel dat diegene die niet geselecteerd zijn alvast op de hoogte zijn van je beslissing. 
 
Ga niet per se op je eentje beslissen. Vaak is het fijner om samen met anderen de selectie te maken. Kies hiervoor personen die je vertrouwt, maar je evengoed anders naar de selectie of inzendingen doen kijken. Misschien zag je iemand over het hoofd, of halen zij andere kwaliteiten aan. Vaak is het ook fijner om als kunstenaar feedback te ontvangen van een gevarieerde jury. 
 
Merk je dat je ondanks je inspanningen niet de geschikte kunstenaar(s) gevonden hebt? Op Beeld vind je een heleboel kunstenaars die je persoonlijk kan aanspreken met je kans. Door te filteren op techniek en locatie, kun je ook gerichter op zoek naar de geknipte winnaar. 

Stap 8: Breng de kunstenaars, en daarna de wereld, op de hoogte van je selectie 

Je selectie is gemaakt? Super! Nu niet alleen de geselecteerden op de hoogte brengen, maar tegelijk ook diegene die niet geselecteerd zijn. Stel daarvoor een korte mail op, waarin je toelicht waarom iemand wel/niet gekozen is. Een woordje van de jury, of een korte omschrijving hoe er precies gekozen werd, is zeker een meerwaarde. Je hoeft geen uitgebreide feedback te sturen, maar geef mee dat wanneer deelnemers met vragen zitten ze jou zeker kunnen contacteren.

We horen graag van je! Met Beeld zijn we steeds op zoek naar fijne good practices om uit te leren en projecten in de kijker te zetten. Mailen hiervoor kan naar ward@kunstwerkt.be.

Geen open call, maar toch eerder een zoekertje in de aanbieding? 

Voldoet een kans niet aan de criteria om als open call te verschijnen? Dan is het wel vaak mogelijk om de oproep als zoekertje op de website van Kunstwerkt te plaatsen (tenzij het niet om beeldende kunst gaat).